Le point de départ.
L’école tenait ses listes d’élèves sur Excel, l’appel dans des cahiers, les frais sur des reçus papier et prévenait les parents un par un sur WhatsApp. Chaque fin de mois, le secrétariat recopiait les mêmes informations dans trois endroits, et la direction attendait plusieurs jours pour connaître les impayés par classe.
Le défi
Réunir la scolarité, la pédagogie et la finance dans un outil que les enseignants acceptent d’utiliser en classe, que les parents ouvrent sur un téléphone d’entrée de gamme, et qui respecte les bulletins du système sénégalais.
- Un réseau absent dans plusieurs salles de classe au moment de l’appel.
- Des parents équipés de téléphones simples, sans application à installer.
- Des bulletins fidèles au modèle officiel : coefficients par série, rangs, tableau d’honneur, décision du conseil.
- Trois langues d’interface, dont l’arabe de droite à gauche pour les écoles franco-arabes.
- Des données séparées par établissement pour un groupe de plusieurs écoles.
Ce que nous avons construit.
Une application web hébergée, avec un espace par établissement, un portail parent qui s’ajoute à l’écran d’accueil du téléphone et un mode hors ligne pour l’appel et la saisie des notes. Les paiements mobile money sont rapprochés automatiquement et les reçus envoyés sur WhatsApp. Une console centrale permet au groupe de suivre effectifs, présences et recouvrement de toutes ses écoles.
- Inscriptions, réinscriptions et import des listes existantes.
- Appel en classe hors ligne, SMS automatique aux parents des absents.
- Saisie des notes par matière et bulletins calculés selon le modèle sénégalais.
- Échéancier par élève, encaissement avec reçu numéroté, relances et paiement mobile.
- Portail parent : absences, notes, devoirs, paiements et bulletins à télécharger.
- Personnel, contrats et bulletins de paie ; cantine, transport, internat, bibliothèque.
Comment le projet s’est déroulé.
- 01
Cadrage. Deux semaines avec la direction, le secrétariat et le comptable pour fixer les classes, l’échéancier et les modèles de bulletins à partir de vrais exemplaires.
- 02
Prototype. Toutes les pages construites sur des données fictives et revues écran par écran avec l’école avant le développement du serveur.
- 03
Reprise des données. Import des élèves, des parents et des soldes depuis Excel, vérifié sur un échantillon par le secrétariat.
- 04
Ouverture. Formation par rôle, accès envoyés aux parents par SMS, accompagnement pendant le premier mois.
Ce qui a changé.
Indicateurs suivis après la mise en service.
2 minutes
pour faire l’appel d’une classe, parents prévenus dans la minute
Jour J
pour connaître les impayés par classe, contre plusieurs jours auparavant
3 langues
français, anglais et arabe, pour le personnel comme pour les parents
Ce qui a fait la différence
Le portail parent a été pensé pour un téléphone simple et sans installation. Les parents ont adopté l’outil parce qu’il leur a d’abord servi à eux : voir une absence, payer une mensualité, recevoir un reçu.
Technologies
Next.js · React · Spring Boot · PostgreSQL · PWA hors ligne · API mobile money · SMS / WhatsApp · Cloudflare
